Bạn làm CEO, giám đốc hay cấp quản lý. Bạn không thể đảm đương tất cả mọi việc. Bạn phải ủy quyền, phân quyền cho cấp dưới. Cách thức phân quyền thế nào? Có một thuật ngữ được gọi là ma trận phân quyền ( Authority Matrix ) hay bảng phân quyền ( LOA – Limit of Auhority ). Đó là công cụ mà các công ty nước ngoài hay dùng. Nó chứa gì trong đó? Nội dung thì mỗi nơi, mỗi khác ( tùy theo từng cty ), nhưng những thành phần cơ bản cần có cho một bản phân quyền là gì?
1. Quyền gì? ( ví dụ quyền ký duyệt các khoản chi tiếp khách )
2. Phân cho ai? ( ví dụ, cho Trưởng Phòng Kinh doanh )
3. Phạm vi hay giới hạn nào? ( ví dụ, không quá 5tr/lần, 2 lần/tháng )
4. Điều kiện thực thi quyền là gì? ( ví dụ, phải nằm trong ngân sách được duyệt và phải có hóa đơn, chứng từ hợp lệ )
5. Thời hạn hiệu lực của quyền này? ( ví dụ, từ 01/01 – 31/12/2017 )
Cùng là cấp trưởng phòng, nhưng sẽ có người được phân nhiều quyền hơn, có người ít hơn; hoặc giới hạn cao thấp khác nhau. Điều đó phụ thuộc vào năng lực, đặc thù công việc, và sự tin tưởng từ cấp trên. Có người được phân nhiều quyền, có người rất ít quyền hoặc tạm thời chưa được phân quyền. Chuyện đó không có gì là lạ cả.
Có trưởng bộ phận được CEO giao trọn quyền vì tin tưởng vào năng lực và đạo đức của người ấy. Ngược lại, có trưởng bộ phận chỉ được phân quyền hạn chế vì năng lực hạn chế, hoặc sự tin tưởng chỉ có mức độ.
Nhiều CEO, cấp quản lý không biết cách phân quyền, không biết cách giới hạn quyền khi phân, và nhất là không biết áp đặt các điều kiện thực thi. Hãy nhớ rằng có ít nhất 5 hạng mục trên khi phân quyền. Hãy áp dụng ngay, và hãy chờ đón một hội thảo offline miễn phí về chủ đề này sẽ được thông báo trong tương lai không xa nhé!
24 & 24